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公文审核常见问题例析

 

公文审核常见问题例析

 

公文竖家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和公务活动的重要工具。因此,公文的性质和作用以及公文独特的语体,决定了公文语言的准确性、简洁性、平实性、庄重性。这里向大家介绍一些公文审核过程中,发现的常见问题例析,希望能对大家学习、规范公文格式有所帮助。

一、公文格式不规范

公文格式诗文最基本的规范。对此,中央办公厅、国务院办公厅2012年下发《党政机关公文处理工作条例》,专门用一章的篇幅阐述了公文格式的相关要求。但在实际工作中,仍存在着不规范的情况。

(一)与标题有关的问题

1.无标题或标题要素不全。按照规定,公文一般应当有标题,且应由发文机关名称、事由和文种三个要素组成,如:《国家信访总局关于召开第七次全国信访工作会议的请示》。其意义在于简明扼要地说明公文的核心内容,让阅文者一目了然,不用看正文也能知道谁来文什么事。但我们在核发文稿或收文办理时经常看到,有的公文没有标题,非得看完全文才知道行文单位的意图;有的公文标题没有发文机关名称;有的公文标题中,事由概括不够准确、精练,让人看了一头雾水。

2.标题编排不美观。按照规定,标题编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词义完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,呈梯形或菱形。但一些同志对这一规定把握不准,导致有的标题仅与红色分隔线下空一行,显得十分局促;有的字数较多的标题不分行或分行不恰当;有的回行时把一个词拆开写在了两行,破坏了词义的完整。

举例

错误:没有发文机关名称、标题过长不分行

关于2011年度全国××系统干部培训班有关安排的通知

正确:

×××办公厅关于2011年度全国××系统

干部培训班有关安排的通知

误:没有发文机关名称、分行不合理、两行字数相差太大

对政协十一届全国委员会第四次会议第×××号提案的

协办答复意见

正确:

××部对政协十一届全国委员会第四次会议

×××号提案的协办答复意见

错误:回行时把一个词(工作任务)拆开写在了两行,破坏了词义完整

×××关于2011年政府系统反腐倡廉有关工作任

务进展情况的报告

正确:

×××关于2011年政府系统

反腐倡廉有关工作任务进展情况的报告

(二)与落款有关的问题

1.不注意区分加盖印章的落款与不加盖印章的落款在编排上的不同。按照国家标准,单一机关行文时,加盖印章的公文,成文日期一般右空四字编排,发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排;不加盖印章的公文,发文机关署名右空二字编排,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名的,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。在实际工作中,一些发文机关不注意这二者之间的区别,有的不加盖印章的公文落款也按加盖印章的公文落款标准编排,有的正好相反,将加盖印章的公文落款按不加盖印章的公文落款标准编排。

2.落款与正文空隔不当。常见的情况是:落款与正文空隔过大,少的空二三行,多的空五六行。应当留出多大空隔,应视文种而定。具体规定是:加盖印章的公文,印章顶端应当距正文(或附件说明)一行之内。不加盖印章的公文,无论是单一机关行文还是联合行文发文机关署名,第一个发文机关署名都标注在正文(或附件说明)下空一行位置。

3.忘记加盖印章。一般而言,除有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章外,公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章。但有的可能是因为负责发文的同志粗心大意或是发文时间紧急,匆忙出手,忘了用印;或是沿用过去的做法,署了发文机关名称就不再加盖印章。

举例:加盖印章的落款与不加盖印章的落款编排上的不同

××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

 

 

××部

201349

××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

 

×××××××××××部

201349

××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

 

××部

201349

(三)与附件有关的问题

经常见到的错误是:

1.附件说明编排不当。如,附件说明编排在正文下一行或与正文之间空隔多行、附件说明编排在落款下空一行、附件说明顶格编排等。正确的编排要求是,在正文下空一行并左空二字,编排附件二字,后标全角冒号和附件名称。

2.附件说明中,附件名称没有紧随附件:之后书写,而是另起一行。

3.附件名称较长需回行时,没有与上一行附件名称的首字对齐,而是顶格编排或是与附件顺序号对齐。

4.使用标点符号不当。有的未按照要求在附件顺序号后面使用下脚点,而是使用顿号、逗号等;有的在附件名称中使用书名号;有的在附件名称后使用分号或句号。

5.附件在文中的位置不当。这种情况主要出现在有版记的公文中,错将附件编排在版记之后,而一般情况下应该在版记之前另面编排。

6.附件标记不规范。按照规定,附件二字及附件顺序号应该用三号黑体字,附件顺序号用阿拉伯数字,不加标点符号,如附件1,而且要顶格编排在版心左上角第一行。与之有关的错误五花八门,常见的有:附件二字的字体不正确,有的用楷体,有的用宋体,有的用仿宋体;有的附件顺序号后用汉字数字;有的在附件二字后面加冒号等,如附件一:;有的附件二字虽然编排在版心左上角第一行,却未顶格,而是左空二字。

举例

误:附件名称没有紧随附件:之后、使用标点符号不当

附:

1、××××××××××××;

2《××××××××》;

3、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

正确:

附件:1.××××××××××××

2.××××××××

3.××××××××××××××××××××××××××××××××

错误:附注标在了落款之前

××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

(注:此件不作公开报道)

××××××××部

 ×年×月×日

正确:附注标在成文日期下一行,左空两个字用圆括号括入。

××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××。

 

×××××××××部

×年×月×日

(注:此件不作公开报道)

(四)与字体字号有关的问题

1.没有按照规范使用字体。一般情况下,公文标题用二号方正小标宋体字;正文用三号方正仿宋体字。正文中,第一层标题用方正黑体字、第二层标题用方正楷体字、第三层标题用方正仿宋体字;正文中除中央领导同志批示内容外,一般不使用方正黑体字。但实际工作中,有些同志不注意遵守这些规范,有的在第一层标题中用方正楷体字。有的随意将第二层和第三层的标题加粗,或是将正文中一些重点内容任意使用方正黑体字标注。

2.在正文中甚至一个自然段中出现两种字体混用,如方正仿宋和仿宋。这种情况多数是因一篇文稿的内容由不同的电子文本剪贴而来造成的。

举例

错误:一个自然段中出现两种字体(下划线部分为仿宋体,无下划线部分为方正仿宋体)

你反映的问题很重要、很有针对性,已引起我们高度重视。今后,我们将加大工作力度,落实既定措施,进一步改进工作。

正确:均为方正仿宋体

你反映的问题很重要、很有针对性,已引起我们高度重视。今后,我们将加大工作力度,落实既定措施,进一步改进工作。

(五)格式方面的其他问题

1.文字没有对齐。按照规定,每个自然段的句首应左空两个字,第一个字与上下行的第三个字对齐。但我们在核稿时经常发现没有对齐的情况,出现最多的是左空仅一个字或是一个半字。

2.附注编排位置不正确。公文中需要说明的其他事项,如公文的印发传达范围、使用时须注意的事项等,编排在成文日期下一行,左空二字用圆括号括入。而有的公文却编排在附件的位置或抄送的位置上。

3.落款不规范。当正文之后的空白容不下发文机关署名、成文日期并加盖印章时,可采取调整正文行距或字距的措施加以解决。如果采取措施仍无法解决,可以将发文机关署名、日期编排在下一空白页上并加盖印章,并在该空白页第一行顶格标注(此页无正文)

二、标点符号用法不规范

标点符号是辅助文字记录的符号,是书面语的有机组成部分,用来表示停顿、语气及词语的性质和作用。《标点符号用法(GB/T 15834—2011)》作了明确规定和详细说明,便于人们正确掌握标点符号的用法,以准确表达文章、推动汉语书面语言的规范化。从核文情况看,在标点符号用法上主要有以下几个问题:

(一)没有分清点号之间的层级关系,乱了辈分点号的作用在于点断,主要表示说话时的停顿和语气。点号又分句末点号和句内点号。句末点号用在句末,有句号、问号、叹号3种,表示句末的停顿和句子的语气。句内点号在句内,有逗号、顿号、分号、冒号4种。常用点号的层级关系从低到高应该是:顿号、逗号、分号、句号。从操作层面来解释,就是要先用句内点号,再用句末点号;先顿号,再逗号,然后是分号,最后才是句号。而我们看到有些文稿中,在分号与分号之间的句子里常出现句号,这是明显的错误,因为分号是句内点号,而句号是句末点号,不能混淆了它们之间的层级关系。

(二)没有分清标号之间的不同功能,戴错帽子标号的作用是标明,主要标示某些成分(主要是词语)的特定性质和作用。在公文中,标号使用错误最多的是书名号。按照规定,书名、篇名、报纸名(包括板块、栏目名)、刊物名(包括栏目名),以及其他文化精神产品(如电影、戏剧、乐曲、舞蹈、摄影、绘画、雕塑、工艺品、邮票、相声、小品等)的题目可用书名号,非文化精神产品不能使用书名号,如:物质产品、商品、商标、课程、证件、单位、组织、奖项、活动、展览、集会、称号等。在实际工作中,许多同志对书名号的用法并不是很清楚,造成了书名号的滥用。如:信息中心加大技术支持力度,建成《终结信访事项数据库》。数据库不具备文化精神产品的属性,不能使用书名号,但为了强调,引起人们的注意,可以使用引号,即:信息中心加大技术支持力度,建成终结信访事项数据库

(三)不注意语意语境,站错位置主要是出现在句号的使用上。句号是用于陈述句末尾的停顿,但有些同志在一句话的内容未表述完时用了句号。如:我们认真贯彻落实,严格按照《通知》要求,周密部署,扎实推进。并以此为契机,进一步规范相关工作。这一段话中的是一个关联词,说明一句话未完,因此,在字前,不能使用句号,而应该使用逗号。再如:为充分发挥职能作用,真正关心干部,尊重人才,努力使人尽其才、才尽其用,为各级干部才能的发挥提供广阔的空间,创造必要的条件。根据《关于健全完善干部考核制度的意见(试行)》,就做好干部的日常管理,提高处级及以下干部平时考核质量,制定本实施办法。其文中的句号用法也是错误的,因为讲到创造必要条件时,话未讲完,还要往下说,所以应该用逗号。

(四)不该标注时标注,画蛇添足这种情况多发生在附件中或标题中。如:附件名称使用书名号、分号或句号;在公文标题中使用标点符号,而按照规定公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号;在文中单列的第一层标题后加句号;对一些并非具有特殊含义的词语标注引号等,都属于此类情况。

(五)不按照规范标注文号中的括号,蒙混过关按照规定,文号中的括号应该使用六角括号,如:中发〔20075。一些同志或不清楚有关规定,或是为了图省事,在书写文号时,常常使用圆括号或方括号,如:中发[2007]5中发(20075,这些都是错误的。

三、数字用法不规范

公文中的数字包括两种,一种是阿拉伯数字,一种是汉字数字。在公文中如何使用,视情况而定,大致可分为两种情况:一种是必须的、唯一的选择,如统计表中的数值必须使用阿拉伯数字,而定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字,必须使用汉字数字。如:八国联军、五四运动、二万五千里长征、不管三七二十一、十七届六中全会,等等。另一种是可以变通的选择,如年月日、物理量、非物理量、代码、代号中的数字等,目前体例大都统一规定,可以灵活掌握。但有两个可遵循的基本原则:一是凡可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方,特别是当所表示的数目比较精确时,应使用阿拉伯数字;二是全篇体例应当一致。在公文中,数字使用不规范主要有以下几种情况:

(一)时间的表述。原则上使用阿拉伯数字,且分为12小时计时制的表述和24小时计时制的表述,而有的同志则混用了,如:上午840下午1430。因为上午几时下午几时12小时制的表述方式,而24小时制的表述方式不用标明上午或下午,直接写“840“1430。此外,也可用另一种便捷表达方式,如:“0840”“1430”

(二)分数和百分比的表述。对于规范格式公文,分数和百分比的表述应使用阿拉伯数字的表述方法,如:“1/3”“50%”,而不能使用汉字数字的表述方法。但许多同志在拟稿时都使用了汉字数字的表述方法,如:三分之一百分之五十

(三)概数的表述。与分数和百分比正好相反,概数的表述应使用汉字数字,如:二三米一两个小时。但常常有同志使用阿拉伯数字,或在相邻的两个概数之间使用了顿号,如“23“12个小时二、三米一、两个小时

(四)全文体例不一致。按照规定,如果遇到没有严格规定的数字用法,应遵循一个原则,就是要照顾到上下文,保持全文体例一致。但有的文稿却没有体现这个原则,如:我局现有十二个司室,47个处。又如:同一个文号的文件,在前一个自然段中表述为“5号文件,后一个自然段却表述为五号文件

 

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